Wie Lieven de Key Stepstone die Bewohnerkommunikation und Verwaltung mit GuestCompass optimiert

Für Wohnungsbaugesellschaften ist das effiziente Verwalten von Kommunikation, insbesondere bei Neubauprojekten, eine große Herausforderung. Ein ständiger Strom von Fragen, die Notwendigkeit für schnelle Ad-hoc-Mitteilungen und die gerechte Verteilung von Einrichtungen können einem Verwalter viel Zeit kosten. Lieven de Key Stepstone, das junge Menschen unterbringt, entdeckte, wie der Einsatz von GuestCompass seine Verwaltungsprozesse transformierte, die Kommunikation optimierte und für erhebliche Zeitgewinne sorgte.

Bart Dorrestein ist Verwalter bei der Wohnungsbaugesellschaft und war verantwortlich für den Start des Neubaus für junge Menschen zwischen 23 und 28 Jahren. Diese Bewohner erhalten einen Fünfjahresvertrag und zogen alle etwa zur gleichen Zeit in ihre neue Wohnung ein. 

"Die Einzugsphase, die etwa zwei Monate dauert, ist immer hektisch", erklärt Bart. "Um dies gut zu organisieren, ist fünf Tage die Woche ein Verwalter vor Ort. Wir helfen den neuen Bewohnern mit allen möglichen Fragen zur Wohnung, von technischen Angelegenheiten bis hin zu praktischen Tipps." 

Die Gesellschaft stand vor einigen spezifischen Herausforderungen: 

• Repetitive Fragen: Wie können wir die Bewohner proaktiv und effizient instruieren, um einen konstanten Strom derselben Fragen zu vermeiden?
• Ad-hoc-Kommunikation: Wie erreichen wir schnell alle Bewohner gleichzeitig für dringende Mitteilungen, wie z.B. ein falsch geparktes Auto, das den Durchgang blockiert?
• Faire Verteilung: Wie verwalten wir die Zuweisung begrenzter Einrichtungen, wie z.B. Abstellräume, auf transparente und faire Weise?
• Zeitdruck: Wie kann der Verwalter seine Zeit so effektiv wie möglich einsetzen, ohne in individuellen E-Mails und Fragen zu ertrinken? 

Lieven de Key Stepstone entschied sich für GuestCompass als zentrale Drehscheibe für alle Kommunikation und Informationen. Die App wurde eingesetzt, um die wichtigsten Herausforderungen direkt anzugehen.

1. Proaktive Anleitungen über die App
   Um den vielen Fragen zur Wohnung zuvorzukommen, produzierte die Gesellschaft eine Reihe kurzer Anleitungsvideos. "Wir haben Videos zu den häufigsten Fragen erstellt", erzählt Bart. "Diese haben wir dann in die GuestCompass-App gestellt, damit die Mieter sie jederzeit ansehen können. Das spart uns enorm viel Zeit."
    
2. Direkte und messbare Kommunikation mit Push-Nachrichten
   Die Möglichkeit, Push-Nachrichten zu senden, erwies sich als wesentliches Instrument, insbesondere während der geschäftigen Umzugszeit.
   
   "Gerade in der Einzugsphase gibt es viele Dinge, die man ad hoc kommunizieren möchte", sagt Bart. "Zum Beispiel steht ein Auto doppelt geparkt. Mit einem Knopfdruck sendet man eine Push-Nachricht an alle Bewohner: 'Wird der Besitzer des Autos mit Kennzeichen X gebeten, sein Auto zu entfernen?' Jeder erhält die gleiche Nachricht und man sieht, dass es sehr schnell gelöst wird."
   Ein zusätzlicher Vorteil war die Messbarkeit. "Was sehr angenehm ist, ist, dass man einen Link in die Push-Nachrichten einfügen kann. So kann man genau registrieren, wie viele Personen auf den Link geklickt haben und somit die Nachricht gesehen haben."
    
3. Effiziente Verwaltung von Einrichtungen
   Die App wurde auch für die Verwaltung der verfügbaren Abstellräume eingesetzt. "Wir haben in der App eine Seite erstellt und einen Aufruf gemacht: 'Wir haben einige Abstellräume verfügbar, seid schnell, denn wenn weg, dann weg'", so Bart. "Mittels der App konnten wir eine Warteliste erstellen, wodurch wir genau sehen konnten, wer wann an der Reihe war. Auf diese Weise konnten wir die Vermietung sehr gut und fair nachverfolgen."

Die Implementierung von GuestCompass hat die Arbeitsweise für den Verwalter grundlegend verändert. Die App ist nicht nur ein zusätzliches Werkzeug, sondern zum Kern der Kommunikationsstrategie geworden. 

• Erhebliche Zeitersparnis: Der Verwalter verbringt deutlich weniger Zeit mit der Beantwortung individueller Fragen und der Lösung kleinerer Probleme.
• Erhöhte Effizienz: Ad-hoc-Probleme werden direkt und kollektiv kommuniziert und dadurch schneller gelöst.
• Verbesserte Bewohnererfahrung: Mieter sind besser informiert, haben rund um die Uhr Zugang zu wichtigen Informationen und erleben eine professionelle und organisierte Verwaltung.
• Proaktives Management: Der Verwalter kann sich nun mehr auf proaktive Aufgaben konzentrieren, anstatt ständig reaktiv handeln zu müssen.

Dies ist ein schönes Beispiel für die Kraft der zentralen Kommunikation.
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